co mówi prawo?
Archiwizacja dokumentów firmowych staje się coraz większym wyzwaniem w dobie rosnącej ilości dokumentów generowanych przez firmy – księgowych, kadrowych czy podatkowych. Przedsiębiorcy coraz częściej szukają alternatywnych sposobów przechowywania akt poza biurem. Jednym z takich rozwiązań jest self‑storage, czyli wynajem samoobsługowych magazynów. Pojawia się jednak pytanie: czy zgodnie z polskim prawem można archiwizować dokumenty firmowe w magazynach self‑storage? W artykule odpowiadamy kompleksowo i praktycznie, przedstawiając, co mówi prawo.
1. Obowiązek archiwizacji dokumentów – fundamenty prawne w Polsce
Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność w Polsce ma ustawowy obowiązek przechowywania /archiwizacji dokumentacji firmowej przez określony czas. Wynika on m.in. z:
- Ustawy o rachunkowości – dotyczącej dokumentów księgowych i sprawozdań finansowych, które należy przechowywać przez co najmniej 5 lat licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczą.
- Ordynacji podatkowej – nakładającej obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów do końca okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych (zwykle 5 lat).
- Kodeksu pracy i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, które wskazują zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej (często 10 lub nawet 50 lat).
Brak właściwej archiwizacji może skutkować kontrolami fiskalnymi, sankcjami finansowymi lub problemami dowodowymi w sporach sądowych.
2. Jakie dokumenty trzeba przechowywać i jak długo?
Terminy archiwizacji różnią się w zależności od rodzaju dokumentu:
Dokumenty podatkowe i księgowe
- Faktury VAT, deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe – minimum 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dokumenty pracownicze
- Umowy o pracę, listy płac i inne akta – zwykle 10 lat (dla zatrudnionych po 2019 r.) lub nawet 50 lat dla starszych zatrudnień.
Inne materiały
- Umowy handlowe, dokumenty gwarancyjne czy ewidencje środków trwałych – często 5–10 lat lub dłużej zależnie od ryzyka rozliczeń lub roszczeń.
To ważne, ponieważ self‑storage może służyć do składowania dokumentów o różnych terminach archiwizacji, o ile są one przechowywane w sposób zapewniający bezpieczeństwo i dostępność.
3. Czy self‑storage odpowiada wymogom prawa?
Samo prawo nie zabrania przechowywania dokumentów firmowych poza siedzibą firmy, w tym w zewnętrznych lokalizacjach takich jak self‑storage – pod warunkiem, że:
✅ dokumenty są bezpiecznie przechowywane (ochrona przed wilgocią, ogniem i dostępem osób nieuprawnionych),
✅ możliwy jest łatwy i szybki dostęp do dokumentów (np. w razie kontroli podatkowej),
✅ zachowane są wszystkie okresy archiwizacji przewidziane przez prawo.
Popularne boksów self‑storage oferują monitorowane i zamykane pomieszczenia, w których można składować segregatory, pudła z dokumentami czy archiwa papierowe bez zajmowania przestrzeni biurowej.
4. Zalety self‑storage w archiwizacji dokumentów
a) Oszczędność miejsca
Dla firm, które generują duże ilości papierowej dokumentacji (np. księgowej lub kadrowej), wynajem magazynu self‑storage to tańsza alternatywa dla powiększania biura czy kosztownych archiwów wewnętrznych.
b) Elastyczność
Możliwość wynajmu przestrzeni dopasowanej do potrzeb (małe boksy lub większe lokale) pozwala na efektywne zarządzanie archiwum.
c) Bezpieczeństwo
Wiele obiektów self‑storage oferuje monitoring, systemy alarmowe, oraz warunki klimatyczne – co może być istotne przy długoterminowym przechowywaniu papierów.
5. Co warto uwzględnić przy wyborze self‑storage na dokumenty?
📎 Warunki przechowywania – najlepiej, gdy magazyn posiada kontrolę wilgotności i temperatury, co chroni przed pleśnią czy zniszczeniem papieru.
📎 System dostępu – upewnij się, że możesz w każdej chwili dostać się do dokumentów, np. w trakcie kontroli urzędowej.
📎 Bezpieczeństwo danych osobowych – jeśli w dokumentach są dane osobowe, musisz przestrzegać zasad RODO (np. ograniczyć dostęp nieuprawnionym osobom – np. monitoring, zamki).
📎 Ubezpieczenie – rozważ ubezpieczenie dokumentów od kradzieży lub zdarzeń losowych.
6. Digitalizacja vs. archiwizacja fizyczna
Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentów, co również zmienia podejście do archiwizowania. W przypadku formy elektronicznej należy jednak pamiętać o:
- odpowiednich formatach plików i metadanych,
- systemach zabezpieczeń i backupów,
- zasadach przechowywania elektronicznych dokumentów zgodnie z technicznymi wymaganiami.
Self‑storage świetnie sprawdza się tam, gdzie papierowe oryginały muszą być zachowane przez ustawowy okres.
Podsumowanie
Archiwizacja dokumentów firmowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy, wynikający z szeregu ustaw polskich. Sam fakt przechowywania dokumentów w self‑storage nie jest sprzeczny z prawem, o ile zachowane są odpowiednie terminy archiwizacji, bezpieczeństwo i dostępność dokumentów.
Self‑storage stanowi praktyczne rozwiązanie dla firm, które:
✔ chcą odciążyć powierzchnię biurową,
✔ potrzebują zorganizowanego i bezpiecznego miejsca na archiwa,
✔ chcą łączyć tradycyjne przechowywanie papierowe z optymalizacją kosztów.
Warto zadbać o dobór odpowiedniego magazynu i zrozumieć przepisy dotyczące archiwizacji, aby uniknąć kar i problemów podczas kontroli.